Erinnerungs-E-Mails automatisch nach Ablauf einer Frist senden

Ihre Anforderung:

Sie haben Ihre Zielgruppe/Kunden/Mitarbeitenden über das Tool von onlineumfragen.com zu Ihrer Umfrage eingeladen und möchten säumigen Personen nach Ablauf einer Frist automatisch eine Erinnerungs-E-Mail mit der erneuten Bitte um Teilnahme an der Umfrage senden.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie automatisch einen Reminder nach x Tagen an Personen, welche bisher NICHT an Ihrer Umfrage teilgenommen haben, senden können.

Und das geht so:

Im Admin-Bereich bei „Teilnehmer“ gehen Sie zum Bereich „Während der Befragung“ und wählen den Link „Erinnerungsmail verfassen/ändern“ aus.

Der im Feld der Erinnerungsmail zu ergänzende Code heisst:

{AUTOREMINDn}
Ersetzen Sie n mit der von Ihnen gewünschten Anzahl an Tagen, nach der die Personen in Ihrer Umfrage nach Empfang der Einladungsmail automatisch erinnert werden. Bitte wählen Sie nur ganze Tage, NICHT 10.5, 14.2, usw.

Blogeintrag

Platzieren Sie den Code an irgendeiner Stelle im Textfeld der Erinnerungsmail. z.B. gleich zu Beginn vor der Anrede. Es spielt aber keine Rolle wo genau Sie den Text ergänzen.

Beispiel:

{AUTOREMIND7}

In diesem Beispiel wird an jede Person in Ihrer Umfrage, die Sie via Tool eingeladen haben, und die  noch nicht geantwortet hat, sieben Tage nach Einladungs-Datum ein Reminder geschickt.


 

Nice to know: Wie erstelle ich geschweifte Klammern?

Für die geschweife Klammer AUF { 

drücken Sie in Windows bitte ALT Gr und 7 gleichzeitig, auf Mac bitte Alt und 8 gleichzeitig.

Für die geschweifte Klammer ZU  }

drücken Sie in Windows bitte ALT Gr und 0 gleichzeitig, auf  Mac bitte Alt und 9 gleichzeitig


 

Die n Tage werden für jede Teilnehmeradresse einzeln berechnet. Sie ist immer relativ zum einzelnen Versanddatum der Einladungs-E-Mail.

Beachten Sie bitte: Der Erinnerungsversand findet mit den Einstellungen statt, die zu dem Zeitpunkt des Auslösens des Erinnerungsversands, d.h. nach n Tagen, im Tool gespeichert sind. Inklusive aller Texte, Links und Verknüpfungen… Prüfen Sie im Voraus schon, ob Sie die Erinnerungsmail auch korrekt gespeichert haben.

Zum Zeitpunkt des Reminderversands muss die Umfrage im Status „aktiv“ sein, ansonsten wird die Erinnerung nicht verschickt.

 

 

 

Abmelden-Link in Einladungsmail/Erinnerungsmail einfügen

Neu haben Sie in der Einladungs- und/oder Erinnerungsmail mit dem Code
%ABMELDEN%
die Möglichkeit, Ihren Probanden folgende Optionen anzubieten: „Keine weiteren Mails zu dieser Umfrage“ oder „Keine weiteren Mails von diesem Umfrageveranstalter“.
Klicken Sie in Ihrem Admin-Bereich unter dem Menüpunkt „Teilnehmer“ auf den Hyperlink „Einladungs-Mail für Teilnehmer verfassen“. Um zu definieren, welche Option der Code anzeigen soll, klicken Sie auf „Spezialfunktionen für die Personalisierung des Mailings“ und scrollen Sie ganz nach unten.  Setzen Sie den Hacken bei „Keine weiteren Mails zu dieser Umfrage“ oder „Keine weiteren Mails von diesem Umfrageveranstalter“ und klicken Sie auf den Button „Einstellungen speichern“. In Ihrer Einladungs- und/oder Erinnerungsmail können Sie nun an einer beliebigen Stelle den Code
%ABMELDEN%
direkt in den Text einsetzen, wie das folgende Beispiel zeigt:
Der Code generiert automatisch den von Ihnen ausgesuchten Link. Im Beispiel unten den Link „Keine weiteren Mails zu dieser Umfrage“:
Wenn ein Proband diesen Hyperlink anklickt, erscheint folgende Meldung:
In unserer Datenbank werden diese „abgemeldeten“ Adressen markiert. Das heisst, wenn Sie anschliessend in Ihrem Admin-Bereich unter „Teilnehmer“ auf den Hyperlink „Teilnehmerstatus & Erinnerung“ klicken, werden Ihnen all diejenigen Emailadressen von Probanden, welche keine Email mehr erhalten möchten, mit dem Vermerk „Gesperrt“ angezeigt. Diese Emailadressen werden beim Erinnerungsversand automatisch nicht mehr erinnert.
Bitte beachten Sie, dass Einladungsmails für weitere, neue Umfragen trotzdem wieder an diese Adressen versendet werden können. Das System sperrt die jeweilige Emailadresse nur für die ausgewählte Umfrage (bei beiden Optionen).  Wenn Sie den Link „Keine weiteren Mails von diesem Umfrageveranstalter“ in Ihre Einladungsmails einbauen, stellen Sie bei Ihren zukünftigen Umfragen sicher,  dass Sie die gesperrten Emailadressen nicht  mehr verwendet werden. Das System sperrt Adressen niemals generell (für unbestimmte Zeit) und die Verantwortung, Teilnehmer, die keine „Post“ mehr wünschen, von weiteren, zukünftigen Umfragen allenfalls zu „verschonen“, liegt bei Ihnen.
Um eine gesammelte Übersicht über die gesperrten Emailadressen einer Umfrage zu erhalten, können Sie den Hyperlink „Adressen dieser Umfrage“ unter dem Menüpunkt „Teilnehmer“ > „ 2. Schritt“ > „Export“ anwählen.
Scrollen Sie ganz nach unten um die gesperrten Email-Adressen (Teilnehmer selbst erbeten keine weiteren Mails) anzusehen. Sie können diese Adressen zum Beispiel in Ihr CRM oder Ihr Unternehmensadressbuch (Kundendatenbank, etc.) übertragen.