Versand vorprogrammieren

Eine typische Anwendung für einen vorprogrammierten Versand ist folgende:

Ein Kunde schreibt uns: “Unser Trainingsangebot findet am Abend statt, zwischen 18 Uhr und 20:00 Uhr. Die Umfrage über das Training wird dann durch uns im Moment erst am Tag danach, nämlich am Vormittag, verschickt. Ideal wäre aber, dass die Umfrage bereits am Abend gegen 20:15 vollautomatisch verschickt wird, so dass die Teilnehmer direkt nach dem Training die Umfrage erhalten. Unser Büro ist zu dieser Zeit aber nicht mehr besetzt. Ist es möglich, das Verschicken zeitlich zu programmieren?

Genau dies ist möglich.

Sie können unter “Teilnehmer” die Teilnehmenden ganz normal wie gewohnt erfassen, aber zusätzlich in der Spalte “Notiz” das gewünschte Versanddatum eintragen.

31-01-2015 21-21-41

Achtung: dieses muss in einem ganz bestimmten Format eingetragen werden:

2015-05-30 20:15:00

Also jjjj-mm-tt hh:mm:ss (jahr-monat-tag stunden-minuten-sekunden), bitte bei z.B. Monaten mit nur einer Stelle auch immer mit der führenden Null, also z.B. 05 für den Monat Mai.

Die importierten Adressen sehen dann zum Beispiel so aus:

31-01-2015 21-29-57

Sie können nun…

1. Die Adressen selektieren (Checkbox bei allen Adressen aktivieren)

2. über dem Bereich, in dem Sie nun die Adressen sehen, auf den Link “Versand vorprogrammieren” klicken.

31-01-2015 21-32-23

Dann können Sie festlegen, dass das mit erfasste Datum in der Spalte “Notiz” für einen vorprogrammierten Versand verwendet werden soll, in dem Sie den Radiobutton “Datum/Zeit liegen in Spalte “Notiz”… anwählen und den Button “Ja, Versand jetzt vorprogrammieren” anklicken):

31-01-2015 21-33-58

Sie können für den vorprogrammierten Versand auch noch weitere Optionen festlegen, die beim Versand berücksichtigt werden, in dem Sie auf den Link “Erweiterte Versandoptionen für alle vorprogrammierten Adressen (OneClick, Passwortlänge, Umlaute)” klicken:

31-01-2015 21-35-19

Diese Optionen werden immer losgelöst von den einzelnen Adressen gesetzt, d.h. ein programmierter Versand orientiert sich im Moment des jeweiligen Versands immer an den zu diesem Zeitpunkt gerade generell hier gesetzten Optionen.

Die Optionen sind:
– Umlautlose Passwörter für internationale Umfragen (auf allen Tastaturen schreibbar)
- Kurze 6stellige Passwörter (reduzierte Sicherheit)
– Passwort direkt in den Link verpacken, keine separate Passwort-Eingabe nötig (One-Click). Senkt ggf. Vertrauen, steigert aber Usability (Fragebogen startet direkt nach Klick). Im Text der Einladungsmail dann nicht %PASSWORT% verwenden sondern nur %LINK%.
– Am exakt gleichen vorprogrammierten Versanddatum bei doppelten E-Mail-Adressen nur erste gefundene versenden (z.B. 360° Feedback).
–  Bei offenen und halboffenen Umfragen: Tracking einschalten

Beachten Sie, dass als Einladungsnachricht, Betreff und Absender-E-Mail-Adresse der Wortlaut der zum Versandtermin vorliegende Version verwendet wird (“Teilnehmer > Einladungsnachricht für Teilnehmer erstellen”). Als Versandsprache verwendet das System die zum Zeitpunkt des automatischen Versands eingestellte Sprache (“Fragebogen > Sprache”).

 

Sie sehen zur Kontrolle unter “Teilnehmer > 2. Schritt: E-Mail-Adressen erfassen – erfassen, ändern, löschen, sehen” die zusätzliche Information des vorprogrammierten Versands ganz rechts:

31-01-2015 21-58-49

31-01-2015 22-00-15

 

Mit dem Schraubenschlüssel-Icon können Sie jederzeit wieder auf die Einstellungen zum vorprogrammierten Versand zurückgreifen und diese bei Bedarf anpassen.

 

Testen Sie deshalb den Versand, in dem Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse unter “Teilnehmer > E-Mail-Adressen erfassen” erfassen und den Versand auf den selben Tag vorprogrammieren. Warten Sie den automatischen Versand ab und prüfen Sie, ob die Mail (Inhalt, Link, Betreff, Absender-E-Mail, Formate) so wie gewünscht versendet wurde.

 

Import von Adressen statt einzeln eingeben

Sie können natürlich auch unter “Teilnehmer > Import aus Excel” oder “Teilnehmer > Import aus Excel mit aggregierten Zusatzspalten” Ihre Adressen direkt importierten und dort auch die Spalte Notiz mit importierten (wird dann schon in Excel von Ihnen vorbereitet). Danach können Sie auch alle Adressen markieren und mit “Versand vorprogrammieren” die Spalte “Notiz” zum vorprogrammierten Versand aktivieren.

 

 

 

Erinnerungsmail – nur erinnern, wer den Fragebogen noch nicht vollständig ausgefüllt hat

Möchten Sie Erinnerungsmails versenden, aber nur an diejenigen Kontakte, die den Fragebogen noch nicht vollständig ausgefüllt haben? Mit anderen Worten, es soll einen bestimmten Punkt im Fragebogen geben, der erreicht werden muss, damit jemand NICHT erinnert wird.

Die unter “Teilnehmer > Teilnehmerstatus & Erinnerung” angezeigten Zahlen in der letzten Spalte sind nun aber die Anzahl der beantworteten Fragen, und nicht die Frage selbst, die als letzte beantwortet worden wäre. Diese Zahl ist also nicht geeignet, um die Adressen so zu filtern, wie wir das gerne möchten, da eine ausgelassene Frage oder ein offene unbeantwortetes Textfeld dann nicht “reinzählen”. Auch wenn Pfade oder Sprünge im Fragebogen verwendet werden, wird ja vielleicht die letzte Frage im Fragebogen erreicht (z.B. Frage 37 ist ausgefüllt) aber es sind damit nicht auch gleich automatisch 37 Fragen beantworten (da der Teilnehmer bis dahin vielleicht nur 30 Fragen “sieht”).

Wir verwenden dazu zunächst einmal die Completes-Zählung (unter “Teilnehmer > Completes-Zählung”) und schalten diese ein. Auch wird eine nachträgliche Complete-Markierung durchgeführt (auch unter diesem Menüpunkt). Dabei werden in der Datenbank alle Fälle, die die Frage 37 effektiv beantwortet haben, als Complete markiert. Ob dabei andere Fragen ausgelassen wurden (z.B. fakultative offene Textfelder) spielt keine Rolle.

Damit haben wir dann auch unter “Teilnehmer > Teilnehmerstatus & Erinnerung” eine neue Spalte, die jetzt automatisch angezeigt wird, und den Complete-Zustand mit Ja oder “-” anzeigt. Ganz unten auf der Seite gibt es jetzt auch ein Auswahlmenü (siehe Screenshot), mit welchem die Fälle auf die Nicht-Completes eingeschränkt werden können.

20-03-2014 11-24-15
Voilà.

Sie können also einfach unter “Teilnehmer > Teilnehmerstatus & Erinnerung” ganz unten auf “Nur Incompletes” einschränken und dann erinnern.

 

Umfragen löschen resp. ausblenden

Eine Umfrage kann unter “Fragebogen” ganz einfach auf “beendet” gestellt werden, wenn diese nicht mehr benötigt wird. Der Fragebogen und auch die Ergebnisse werden dann automatisch nach 180 Tagen gelöscht. Wir empfehlen, dass Sie sich diese “Gnadenfrist” sozusagen einräumen, da es oft vorkommt, dass eine gelöschte Umfrage doch noch – wider Erwarten – benötigt wird.

11-02-2014 11-59-34

 

Sie können die Umfrage also auf “beendet” stellen (dann wird sie automatisch vom System nach 180 Tagen gelöscht).

Damit die Umfrage in der “Übersicht” nicht mehr stört resp. “herumliegt”, können Sie die Umfrage mit Klick auf den kleinen Abwärtspfeil nach dem Umfragenamen in einen Ordner “— ausgeblendete Umfragen —” verschieben. Dort liegt die Umfrage dann noch 180 Tage, bis sie effektiv gelöscht ist und gänzlich verschwindet. Der Ordner wird standardmässig zusammengeklappt gezeigt, d.h. “stört” nicht mehr in der Übersicht der Umfragen.

11-02-2014 11-55-06

11-02-2014 11-55-30

Die Umfrage ist dann ausgeblendet resp. im Ordner abgelegt und stört nicht mehr.

 

 

Checkbox in Adressfragen mit Sprung versehen?

Wir haben eine Frage vom Typ “Adressfrage” angelegt, die nur eine Checkbox enthält (oder natürlich auch noch andere Fragen oder Textfelder).
Es soll nun ein Sprung eingerichtet werden, der bei angehakter Checkbox zu einer bestimmten Frage springt, bei unangehakter Checkbox zu einer anderen Frage.

Die Frage ist so aufgebaut:


10-02-2014 23-02-08

 

Die Sprünge werden dann so eingebaut:

10-02-2014 23-01-12

Wichtig ist die Einstellung “gleich (Zahlen/Dropdown)” und der Wert “1”. Der Wert “1” steht für die angehakte Checkbox, der Vergleichsoperator “gleich (Zahlen/Dropdown)” ist nötig, weil es sich um eine Checkbox in einer Adressfrage handelt und nicht um eine normale Single- oder Multiple-Choice-Frage, denn hier wird die aktivierte Checkbox als Textvariable abgelegt (auch wenn sie “1” enthält).

 

Die nicht aktivierte Box wird als “Missing” abgelegt (also nicht als “0” sondern als “kein Wert”). Dies ist nicht zu verwechseln mit “Keine Angabe/Weiss nicht” (dies wäre “0”).

Die Frage sieht live so aus:

10-02-2014 23-01-47

Voilà!

 

Eigenes Bild (z.B. Visuelle Analog-Skala) über Schieberegler positionieren

Sie können beim Fragetyp “Schieberegler” ein eigenes Bild direkt perfekt bündig über dem Schieberegler positionieren.

Laden Sie das Bild als erstes unter “Fragebogen > Bilder” in Ihrem Account hoch. Die Bildgrösse muss in der Breite exakt so breit sein, wie Ihr Schieberegler. In der Regel sind dies 232 Pixel. Sie können Ihren Schieberegler aber in der fertig aufgesetzten Frage ausmessen, in dem Sie bei Google Chrome z.B. die rechte Maustaste und dann “Element untersuchen” klicken und dann im Tab “Computed Style” unter “width” den Wert ablesen.

Wählen Sie dann bei der entsprechenden Frage einfach das Bild aus, und wählen Sie bei der Bildposition die Position “unter Text” aus, also so:

29-07-2013 23-49-35

Im Gegensatz zu allen anderen Fragetypen, wo “unter Text” das Bild einfach linksbündig unter die Frageformulierung setzt, wird das Bild beim Fragetyp Schieberegler perfekt bündig über den Schieberegler positioniert.

Das sieht dann so aus:

29-07-2013 23-50-31

 

SPSS – Zusatzzeilen: zwei Werte in der selben Variablen auf zwei Variablen auftrennen (Split Variable)

Im SPSS-Export werden als Ausnahme wegen der kompakten Form und der Technik der internen Speichern bei onlineumfragen.com Werte und Texte in Tabellenfragen mit Zusatzzeilen (z.B. “Andere: ____ O1  O2  O3  O4  O5″) in einer Variablen gemeinsam gespeichert, und zwar in der Form:
dies ist der eingegebene Text,4

“dies ist der eingegebene Text” ist dann der Text, der von den Teilnehmenden eingegeben wurde und die “4” heisst, dass in der Skala der 4. Radiobutton ausgewählt wurde (entspricht der üblichen Codierung wie bei den oberen normalen Zeilen/Items).

Wie können bei Bedarf nun diese Zellen mit zwei Werten in zwei Zellen mit jeweils einem Wert aufgesplittet werden?

Die SPSS-Syntax dazu lautet anhand einem Beispiel für die Variable 14, die den Text “hallo,5″ enthält:

STRING V14UT1splittext (A100).
IF (CHAR.INDEX(v14UT1,',') >= 1) V14UT1splittext=CHAR.SUBSTR(v14UT1,1,CHAR.INDEX(v14UT1,',')-1).
EXECUTE.
STRING V14UT1splitwert (A100).
IF (CHAR.INDEX(v14UT1,',') >= 1) V14UT1splitwert=CHAR.SUBSTR(v14UT1,CHAR.INDEX(v14UT1,',')).
EXECUTE.

Es werden dadurch zwei neue Variablen erzeugt, die Variable V14UT1splittext, die den Text enthält (im Beispiel “hallo”), und die Variable V14UT1splitwert, die den Wert enthält (hier “5”). Dies kann dann mit allen Variablen durchgeführt werden, die kombiniert gespeichert sind. Die Variablennamen müssen dann jeweils händisch abgepasst werden. Zu den Anweisungen noch im Detail:

STRING V14UT1splittext (A100).

Richtet die neue Variable V14UT1splittext als String-Variable (Texte) ein.

IF (CHAR.INDEX(v14UT1,',') >= 1) V14UT1splittext=CHAR.SUBSTR(v14UT1,1,CHAR.INDEX(v14UT1,',')-1).

Erzeugt in die neue Variable aus der bestehenden Variablen V14UT1 alles, was vor dem Komma steht.

STRING V14UT1splitwert (A100).

Richtet die neue Variable V14UT1splitwert als String-Variable (Texte) ein.

IF (CHAR.INDEX(v14UT1,',') >= 1) V14UT1splitwert=CHAR.SUBSTR(v14UT1,CHAR.INDEX(v14UT1,',')).

Erzeugt in die neue Variable aus der bestehenden Variablen V14UT1 alles, was nach dem Komma steht.

EXECUTE

…führt den Befehl jeweils aus.

 

Eigene Bilder grösser als 250 Kilobyte (pro Bild) hochladen

Wenn Sie im System unter “Fragebogen > Bilder” eigene Bilder ins System hochladen, gilt eine Beschränkung der einzelnen Bilder auf maximal 250 Kilobyte. Sinn dieser Beschränkung ist die optimale Darstellung und optimale Performance für Ihre Umfrageteilnehmer. Je grösser nämlich Bilder sind (nicht von den Bilddimensionen sondern von der Dateigrösse her/Kilobyte), desto länger brauchen die lokalen Endgeräte (Computer, Mobiltelefone, IPADs, etc.) Ihrer Umfrageteilnehmen, um diese Bilder zu laden. Eine Beschränkung auf <=250 KB führt dazu, dass grundsätzlich nur Bilder in Umfragen integriert werden können, da auch mehr oder weniger schnell geladen werden, wenn die Umfrage letzendendes beim Teilnehmer angezeigt wird.

In seltenen Fällen gibt es natürlich gute Gründe, Bilder mit grösserer Dateigrösse anzuzeigen. Es gibt einen Weg, die Beschränkung zu umgehen. Es gilt allerdings immer (und unumgehbar) die Beschränkung des Ihnen generell zur Verfügung stehenden Speicherplatzes in Ihrem Account (500 KB oder 50 MB bei “Freischaltung/Bezahlung” des grösseren Space).

Kopieren Sie alle Bilder, die Sie hochladen möchten, und die grösser sind als 250 Kilobyte in einen Ordner auf Ihrem Desktop (lokaler Computer). Packen Sie dann diese Dateien alle gemeinsam in ein ZIP-Archiv. Wie das geht, lesen Sie am besten hier: http://www.winzip.de/aboutzip.htm

Diese dann erstellte ZIP-Datei (Archiv, gepackte Datei) können Sie unter “Fragebogen > Bilder” direkt ins System hochladen.

Das System packt dann alle enthaltenen Bilder aus, egal wie gross diese sind. Die Gesamtgrösse der Bilder nach dem Entpacken muss aber in Ihrem freien Bild-Speicher Ihres Accounts Platz haben. Diesen können Sie nicht überschreiten ;-) Die einzelnen Bilder sind aber hochgeladen und bereits für den Einsatz in Ihren Fragen oder an anderen Stellen in Ihrer Umfrag, auch wenn diese einzeln grösser als 250 KB sind.