Mehfachteilnahmen und wie Sie diese verhindern können

Obwohl es im grossen Universum der Anwendungsbereiche einer Onlineumfrage durchaus Projekte gibt, bei denen es sinnvoll ist, wenn Teilnehmende mehrfach an der Umfrage teilnehmen können, ist diese Option nicht immer erwünscht. Unser Umfragetool bietet Ihnen daher eine Auswahl an Funktionen an, über die Sie Mehrfachteilnahmen unterbinden können. Welche genau das sind, wie Sie diese anwenden und ob Mehrfachteilnahmen überhaupt ein Thema sind, mit dem Sie sich für Ihr Umfrageprojekt auseinandersetzen sollten, beschreibt der folgende Blogbeitrag.


Was sind «Mehrfachteilnahmen»?

Unter Mehrfachteilnahmen verstehen wir Fragebögen, welche von einem/einer Teilnehmenden ausgefüllt wurden, der/die bereits zuvor mindestens ein Mal an der Umfrage teilgenommen hat.

Für die mehrfache Teilnahme an Umfragen kann es verschiedene Gründe geben: Vielleicht erwartet die Teilnehmenden am Ende der Befragung eine attraktive Belohnung oder ein interessantes Gewinnspiel? Oder der/die Teilnehmende ist so begeistert von Ihrem Produkt, dass er/sie diese Begeisterung direkt zwei oder drei Mal zum Ausdruck bringen möchte? Auch dass die Teilnehmenden schlicht vergessen haben, dass sie die Umfrage bereits ausgefüllt hatten, kann ein Grund für eine Mehrfachteilnahme sein. Seltener ist zudem auch das absichtliche beeinflussen der Umfrageergebnisse das Ziel von Teilnehmenden, die mehrfach an einer Befragung teilnehmen.

Unabhängig von der Motivation der Teilnehmenden für die erneute Teilnahme, können Mehrfachteilnahmen negative Auswirkungen auf die Datenqualität Ihrer Umfrage haben. So ist es beispielsweise wahrscheinlich, dass Teilnehmende, die alleinig Ihre Chancen auf einen Gewinn erhöhen möchten, bei der zweiten oder dritten Teilnahme wahllos Antworten ankreuzen und somit verschmutzte Daten generieren, die das Ergebnis verzerren (mehr zum Thema verschmutzte Daten finden Sie in unserem Blogeintrag Speeder, Musterankreuzer und Straightliner: Verschmutzte Daten und wie man Ihnen entgegenwirken kann ).
Auch wenn Teilnehmende den Fragebogen mehrfach ehrlich ausfüllen, wird das Ergebnis durch die Mehrfachteilnahmen verfälscht, da die Rückmeldung des/der entsprechenden Mehrfachteilnehmers/Mehrfachteilnehmerin in der Gesamtstichprobe Ihrer Umfrage nun überrepräsentiert wird.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, dass Sie sich vor dem Start Ihrer Umfrage mit der Thematik auseinandersetzen und sich die Frage stellen: Gibt es für die Teilnehmenden meiner Umfrage Anreize, den Fragebogen mehrfach auszufüllen? Und hätte eine solche Mehrfachteilnahme negative Auswirkungen auf die geplante Auswertung / Weiterverwertung der Umfragedaten?


Mehrfachteilnahmen einmal erwünscht, einmal unerwünscht – ein Beispiel

Projekt A:
Sie planen Workshops, an denen die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens kostenlos teilnehmen können. Für die Anmeldung zu den entsprechenden Workshops erstellen Sie eine Onlineumfrage, bei der die Teilnehmenden ihre Kontaktdaten angeben und den gewünschten Workshop auswählen können. Um die Erstellung der Teilnehmerlisten möglichst einfach zu gestalten, ist pro Workshop eine Anmeldung erforderlich. Es gibt keine Begrenzung dafür, für wie viele Workshops sich ein/e Mitarbeiter/in anmelden darf.

In diesem Anwendungsfall ist es durchaus sinnvoll und auch erwünscht, dass die Teilnehmenden mehrmals an der Umfrage teilnehmen können. Mehfachteilnahmen stellen in Bezug auf die Auswertung kein grosses Risiko dar. Einzig die Teilnehmerlisten für die einzelnen Workshops sollten ggf. noch manuell auf Doppel-Einträge überprüft werden für den Fall, dass ein/e Teilnehmende/r sich aus Versehen zwei Mal für denselben Workshop angemeldet hat.

Projekt B:
Um die Rückmeldungen der Teilnehmenden zu den Workshops zu sammeln und diese für das kommende Jahr weiter zu verbessern, planen Sie Feedback-Umfragen durchzuführen. Dabei wird für jeden der angebotenen Workshops eine eigene Umfrage mit Workshop-spezifischen Fragen erstellt. An der Umfrage teilnehmen sollen alle Mitarbeitenden, die den entsprechenden Workshop besucht haben.

In diesem Anwendungsfall ist es wichtig, dass jede/r Teilnehmende nur einmal Feedback abgeben kann um sicherzustellen, dass die Rückmeldungen aller Teilnehmenden in der Auswertung mit demselben Gewicht einfliessen. Daher sollten Mehrfachteilnahmen verhindert werden.


Mehrfachteilnahmen verhindern – unsere Funktionen

In unserem Umfrage-Tool gibt es grundsätzlich drei Optionen, die Sie dabei unterstützen, Mehrfachteilnahmen möglichst zu verhindern: den Befragungstyp «geschlossene Umfrage», sowie die weiteren Sicherheitsoptionen «Cookie-Sperre» und «IP-Sperre».


Geschlossene Umfrage

Der Umfragemodus «geschlossene Umfrage» ist die sicherste Option um eine Mehrfachteilnahme zu verhindern. Im Unterschied zu den Befragungstypen «offene» und «halboffene Umfrage», bei denen der Zugangslink (und im Fall der halboffenen Umfrage auch das Passwort) für alle Teilnehmenden identisch sind, werden beim Befragungstyp «geschlossene Umfrage» individuelle Zugangslinks oder Passwörter erstellt.

Jede/r Teilnehmende hat damit genau einen Zugang zur Umfrage zur Verfügung. Mehrfachteilnahmen sind nur möglich, wenn ein/e Teilnehmende/r mehrmals zur Befragung eingeladen würde oder von anderen Teilnehmenden die entsprechenden Zugänge erhält.

Um den Befragungstyp «geschlossene Umfrage» für Ihre Umfrage einzustellen, gehen Sie bei der entsprechenden Umfrage in den Menübereich «Teilnehmer» und klicken bei «1. Schritt > Befragungstyp wählen» auf den Link «offen, halboffen, geschlossen»
Wählen Sie nun im anschliessenden Menü die geschlossene Umfrage an und speichern Sie Ihre Einstellungen anschliessend über den grünen Button «Jetzt speichern!» ab.

Wichtig: Eine geschlossene Umfrage ist im Unterschied zur halboffenen oder offenen Umfrage grundsätzlich nicht anonym, da sich die einzelnen Teilnehmenden über den Ihnen zugewiesenen individuellen Zugang identifizieren lassen. Wenn Sie Ihren Teilnehmenden die Anonymität gewährleisten, aber dennoch von den Vorteilen der geschlossenen Umfrage profitieren möchten, aktivieren Sie zusätzlich die «Anonymisierungsgarantie» im Menübereich «Teilnehmer» unter «1. Schritt > Weitere Sicherheitsoptionen > Anonymisierungsgarantie».

Weitere Informationen zu den verschiedenen Befragungstypen finden Sie auch in unserem Blogbeitrag Welcher Umfragemodus (offen / halboffen / geschlossen) ist der Richtige für mich? .


Cookie- und IP-Sperre

Wenn die geschlossene Umfrage für Ihr Projekt nicht in Frage kommt (z.B. weil Sie diese über einen QR-Code am Ende des Workshops einblenden möchten und der Zugangslink daher für alle Teilnehmenden zwingend derselbe sein muss) oder Sie Ihre Umfrage zusätzlich zur geschlossenen Umfrage noch weiter absichern möchten, stehen Ihnen im Menübereich «Teilnehmer» unter 1. Schritt > Weitere Sicherheitsoptionen» die Funktionen «Cookie-Sperre» und «IP-Sperre» zur Verfügung.

Wie es die Namen schon sagen, verhindern die zwei Funktionen nach dem ersten Zugriff das erneute Aufrufen eines neuen Fragebogens entweder anhand der IP-Adresse des/der Teilnehmenden oder auf Basis der gespeicherten Cookies im Browser. Unser System prüft dabei, ob bereits ein Rücklauf mit der entsprechenden IP besteht oder ob im Browser bereits ein Umfrage-Cookie vorhanden ist, das zu der entsprechenden Umfrage gehört.

Dies kann in bestimmten Fällen jedoch auch zu Unstimmigkeiten führen. Beispielsweise dann, wenn mehrere Teilnehmende sich im selben Firmennetz befinden und daher dieselbe IP-Adresse haben oder wenn ein Gerät von mehreren Personen zum beantworten des Fragebogens verwendet wird. In beiden Fällen wäre eine Teilnahme jeweils nur für die erste Person möglich, alle weiteren Teilnehmenden aus diesem Firmennetz / von diesem Gerät würden danach durch die Cookie- oder IP-Sperre blockiert.

Einen kurzen Überblick über die Funktionsweise und allfällige Herausforderungen mit der Cookie- und IP-Sperre finden Sie in der nachfolgenden Tabelle. Grundsätzlich gilt, dass die Cookie-Sperre in vielen Fällen ein geeignetes Mittel ist, während die IP-Sperre nur mit Vorsicht eingesetzt werden sollte, da über diese ganze Firmen oder öffentliche Institutionen von einer Teilnahme ausgeschlossen werden können.

 Cookie-Sperre  IP-Sperre
Lässt erneuten Zugriff auf Umfrage nicht zu, wenn…… im Browser bereits ein OU-Umfrage-Cookie vorhanden ist, dass zur entsprechenden Umfrage gehört  … bereits ein Rücklauf mit derselben IP-Adresse in der Datenbank der Umfrage vorliegt
Kann umgangen werden, in dem…… die Browser-Cookies gelöscht werden   … ein anderer Browser verwendet wird   … ein anderes Gerät verwendet wird  … ein anderes Netz (z.B. mobiles Netz, Heim- oder Firmennetz etc.) verwendet wird   … über VPN oder einen ähnlichen Service eine neue IP-Adresse erlangt wird  
Führt ggf. zu Unstimmigkeiten, wenn…… mehrere Teilnehmende dasselbe Gerät (und denselben Browser) verwenden  … mehrere Teilnehmende über dieselbe IP-Adresse auf die Umfrage zugreifen (z.B. Firmen, Haushalte, öffentliches WLAN an einer Universität / Schule etc.)  

Aus den oben aufgeführten Gründen, ist es wichtig, den Einsatz der Cookie- und/oder IP-Sperre jeweils gründlich zu überdenken. Im Zweifelsfall stehen Ihnen unsere Consultants bei der Entscheidung für/gegen eine IP- und/oder Cookie-Sperre gerne beratend zur Seite.

Um die Cookie- und/oder IP-Sperre in Ihrer Umfrage zu aktivieren, gehen Sie in den Menübereich «Teilnehmer» und wählen unter «1. Schritt > Weitere Sicherheitsoptionen» den entsprechenden Link an. Setzen Sie im erscheinenden Menü die entsprechenden Haken und speichern Sie Ihre Eingabe über einen Klick auf den grünen Button.


Unsere Empfehlung

Grundsätzlich empfehlen wir, wenn Mehrfachteilnahmen für Ihre Umfrage nicht erwünscht sind, nach Möglichkeit immer den Befragungsmodus «geschlossene Umfrage» (ggf. mit aktiver Anonymisierungsgarantie) zu verwenden. Dies ist die sicherste Art und Weise, Ihre Daten vor den negativen Effekten von Mehrfachteilnahmen zu schützen.

Sollte die geschlossene Umfrage keine Möglichkeit sein, ist die Cookie-Sperre in der Regel eine gute Option, um dennoch einen gewissen Schutz vor Mehrfachteilnahmen zu haben. Die IP-Sperre sollte dagegen nur dann angewendet werden, wenn mit Sicherheit ausgeschlossen werden kann, dass mehrere Teilnehmende vom selben Netzwerk aus teilnehmen.

Welcher Umfragemodus (offen / halboffen / geschlossen) ist der Richtige für mich?

Unser Tool bietet Ihnen im Menübereich «Teilnehmer» beim 1. Schritt unter «Befragungstyp wählen» verschiedene Optionen für Ihren Umfragemodus. Es kann eine Wahl zwischen geschlossen, halboffen und offen getroffen werden. Im folgenden Blogeintrag werden die einzelnen Möglichkeiten genauer beschrieben und Ihnen erläutert, wann welcher Modus am sinnvollsten ist, um Ihnen Ihre Wahl zu erleichtern.

Geschlossene Umfrage

Der geschlossene Befragungstyp eignet sich für Mitarbeitendenbefragungen, Kundenbefragungen, sichere Befragungen oder wenn es sich um Befragungen mit einem fixen und Ihnen bekannten Personenkreis handelt. Jede*r Teilnehmer*in erhält ihr*sein persönliches Passwort für die Befragung. Dieses Passwort kann entweder von unserem System automatisch generiert und in die Einladungsmail integriert werden oder das System kann die Passwörter automatisch generieren, ohne sie in die Einladungsmail zu inkludieren. Möchten Sie, dass die Passwörter automatisch generiert und in die Einladungsmail integriert werden, so können Sie im Menübereich «Teilnehmer» unter «Einladungs-Mail für Teilnehmer verfassen» in der Einladungsmail mit dem Code %PASSWORT% für alle Teilnehmenden individuelle Passwörter integrieren.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, das Passwort direkt in den Link der Umfrage zu integrieren. Hierfür können Sie im Menübereich «Teilnehmer» unter «Einladungs-Mails versenden» die Option «Passwort direkt in den Link verpacken, keine separate Passwort-Eingabe nötig (One-Click)» anwählen. Nun erhält jede*r Teilnehmende einen personalisierten Link und muss das Passwort nicht in die Eingabemaske eingeben. Dadurch wird die Benutzerfreundlichkeit der Umfrage gesteigert und die Teilnehmenden können direkt mit der Umfrage starten.

Wenn Sie die Passwörter selber verteilen möchten, so lassen Sie die Passwörter automatisch generieren, ohne diese in die Einladungsmail einzufügen. Diese Option finden Sie im Menübereich «Teilnehmer» unter «Passwörter generieren für neue oder weitere User, die Sie selbst informieren (Brief, Telefon, eigene Mailings)» und wählen Sie hier die Variante 2: «Passwörter / Links generieren ohne E-Mail-Adressen». Nun können Sie die Passwörter in Ihrem eigenen Mailprogramm versenden oder, falls erwünscht, auch ausdrucken. Das individuelle Passwort erlaubt den Teilnehmenden nach einem Unterbruch in der Befragung dort einzusteigen, wo sie den Fragenbogen verlassen haben, und ihn weiter zu bearbeiten. Ebenfalls verhindert ein persönliches Passwort die mehrfache Teilnahme einer Person an der Umfrage.

Versenden Sie den geschlossenen Fragebogen ohne aktivierte Anonymisierungsgarantie, so kann der ausgefüllte Fragebogen problemlos den Befragten zugeordnet werden. Es ist also möglich, die einzelnen Antworten auf einzelne Teilnehmende zurückzuführen. Falls Sie dies nicht wünschen, können Sie Ihre Umfrage mit einem Mausklick anonymisieren. Dadurch sind keinerlei Rückschlüsse der Fragebögen auf die Befragten möglich. Die Einstellungen zur Anonymisierung können Sie im Menübereich «Teilnehmer» unter «Anonymisierungsgarantie» bearbeiten.

Halboffene Umfrage

Diese Umfrageform bietet sich vor allem für nicht komplett öffentliche Umfragen, die einen halboffenen Teilnehmerkreis haben, an. So zum Beispiel, wenn Sie eine Umfrage in einem Verein durchführen möchten, aber Ihnen die Kontaktdaten einiger Vereinsmitglieder fehlen. Bei halboffenen Umfragen erhalten alle Teilnehmenden dasselbe Passwort. Dieses Passwort kann beispielsweise auch firmenintern weitergegeben werden, denn jede Person, die das Passwort besitzt, kann an der Umfrage teilnehmen. Eine halboffene Umfrage gibt den Teilnehmenden die Gelegenheit, beliebig oft an einer Umfrage teilzunehmen. Solche Wiederholungstäter können jedoch anhand einer Cookie- oder IP-Sperre-Einstellung aufgehalten werden. Entscheiden Sie sich für die Cookie-Sperre, so werden auf den PCs der Teilnehmenden Cookies installiert, die beim zweiten Teilnahmeversuch vom System erkannt werden und die Teilnehmenden abweisen. Bei der IP-Sperre wird die IP-Adresse der Teilnehmenden untersucht. Wurde die IP-Adresse bereits in unserer Datenbank abgelegt, so verhindert das System eine erneute Teilnahme. Hier ist zu beachten, dass in Firmennetzwerken oft alle Mitarbeitenden mit derselben IP-Adresse surfen. Stellen Sie in diesem Fall eine IP-Sperre ein, kann nur ein einziges Mitglied der Firma an der Umfrage teilnehmen. Grundsätzlich empfehlen wir, bei Umfragen wie Mitarbeitendenbefragungen keine IP-Sperre einzurichten. Diese Einstellungen finden Sie im Menübereich «Teilnehmer» unter «Cookie-Sperre, IP-Sperre, IP-Range».

Sie haben die Option, Ihre halboffene Umfrage anonymisiert oder nichtanonym durchzuführen. Für eine Zuordnung der Fragebogen zu den Teilnehmenden ist es notwendig, die Tracking-Option zu aktivieren. Die Tracking-Funktion wird im Menübereich «Teilnehmer» unter «Einladungsmails versenden» anhand der Funktion «Teilnehmervefolgung einschalten» freigeschalten. Hier wird bei jedem Link zur Umfrage ein individueller Zusatz am Schluss angefügt, um die einzelnen Teilnehmenden zu tracken. Damit das Tracking durchgeführt werden kann, muss beim Einladungsmail folgender Befehl hinzugefügt werden: %LINK%. Der Code wird im Einladungsmail durch den Link zur Befragung, der den Zusatz für das Tracking erhält, ersetzt. Wird der Link der Umfrage weitergeleitet, können die Antworten der nächsten Person, die die Umfrage ausfüllt, nicht mehr getrackt werden. Um alle Teilnehmenden zu tracken, wird am besten eine geschlossene Umfrage mit einem persönlichen Passwort durchgeführt. Die Tracking-Option zu aktivieren ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ihnen nicht alle Teilnehmenden bekannt sind, Sie die Ihnen bekannten Teilnehmenden dennoch den Fragebögen zuordnen möchten. Das Tracking kann nachträglich entfernt werden, um den Teilnehmenden eine anonymisierte Umfrage zu bieten.

Offene Umfrage

Möchten Sie eine Umfrage auf Ihrer Website, in Ihrem Newsletter oder in einem Forum mit beliebigen Teilnehmenden durchführen? Dann ist der offene Umfragetyp ideal für Sie! Für die Teilnahme an einer offenen Umfrage braucht es kein Passwort für die Befragten. Jede Person, die den Link der Umfrage hat, kann an der Befragung teilnehmen. Den Link zur Umfrage finden Sie im Menübereich «Teilnehmer» rot hinterlegt.

Es steht den Befragten ebenfalls frei, so oft sie möchten an der Befragung teilzunehmen. Auch hier können Sie Cookie- oder IP-Sperre-Einstellungen vornehmen, um dies zu verhindern. Schalten Sie beim Versand die Tracking-Option ein, ist die Zuordnung der Fragebögen an die Teilnehmenden möglich. Diese kann nachträglich entfernt werden.

Abschliessend lassen sich die Umfragetypen folgendermassen zusammenfassen: Eine geschlossene Umfrage ist dann sinnvoll, wenn Ihnen Ihr Teilnehmerkreis bekannt ist und Sie Mehrfachteilnahmen ausschliessen möchten. Halboffene Umfragen sollen angewendet werden, wenn nicht jede*r teilnehmen darf und nicht alle Email-Adressen der Teilnehmenden bekannt sind. Für offene Umfragen entscheiden Sie sich am besten, wenn Ihnen Ihr Teilnehmerkreis nicht bekannt ist.

Sind Sie sich nicht sicher, für welchen Umfragemodus Sie sich entscheiden sollen oder benötigen Sie Hilfe bei der Anonymisierung Ihrer Umfrage? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Unsere Mitarbeiter unterstützen und beraten Sie gerne zu den verschiedenen Umfragetypen.

Redirect auf externe URL für beendete oder unterbrochene Umfragen

Wenn eine Umfrage beendet oder unterbrochen ist, können Sie unter «Fragebogen» bei «3. Schritt» auf «Timer/Infotext» klicken und dort weitere Einstellungen vornehmen, was genau bei einer unterbrochenen oder beendeten Umfrage angezeigt wird, falls Teilnehmende doch noch einsteigen möchten (und den Link zur Umfrage aufrufen).

Sie können zum Beispiel einen individuellen Text erfassen, der dann angezeigt wird. Zum Beispiel «Die Umfrage ist nun beendet. Vielen Dank für Ihr Interesse».

Wenn Sie die Option «Text im Design der Umfrage anzeigen» aktivieren, wird die Seite zudem im selben Design wie die Umfrage angezeigt (Header/Footer/Logo, etc.).

Sie können aber auch den Code

%REDIRECThttps://www.renault.deREDIRECT%

eingeben. Natürlich können Sie zwischen %REDIRECT und REDIRECT% irgendeine gültige URL angeben. Dieser Code führt dazu, dass die Seite gar nicht angezeigt wird, sondern es wird direkt ein Redirect auf die angegebene URL ausgelöst, d.h. die Teilnehmenden werden, wenn Sie den Link zur Umfrage eingeben und die Umfrage ist beendet oder unterbrochen, direkt zu der angegebenen URL umgeleitet. Dies ist zum Beispiel sehr praktisch, wenn Sie eine komplett eigene «Beendet»-Seite gestaltet und ins Internet stellen können oder Sie eine Umfrage in einer WebSite direkt eingebunden haben und die Umfrage nach Unterbruch z.B. auf eine leere Seite, einen speziellen FRAME oder die Startseite umleiten soll.

 

 

 

Smiley-Skala umpolen

Möchten Sie Ihre Umfrage mit ein paar Smileys auflockern? Dann können Sie dies ganz einfach einrichten. Wenn Sie eine neue Frage mit dem Fragentyp «Ratingskala» oder «Tabelle» anlegen,  können Sie wahlweise eine drei- oder fünfstufige Smiley-Textskala auswählen.

Wenn Sie nun die Skala umdrehen möchten, sprich das traurige, enttäuschte Smiley zu oberst und das fröhliche Smiley zu unterst haben möchten, ist dies folgendermassen möglich:

Richten Sie im Bearbeitungsmodus Ihrer Frage unter «Eigene Skalen» eine eigene, texbasierte Skala ein und verwenden Sie für die unterschiedlichen Smileys die folgenden Codes:

BILDsmile_1.gif  –> lachendes, fröhliches Smiley

BILDsmile_3.gif  –> neutrales Smiley

BILDsmile_5.gif  –> trauriges, enttäuschtes Smiley.

Mit den Nummern 2 und 4 im selben Code können Sie zudem noch Zwischenstufen einrichten. Wenn Sie nun das traurige Smiley zu oberst haben möchten und das glückliche zu unterst, geben Sie Ihre gewünschte Reihenfolge beim Programmieren Ihrer eigenen Textskala wie folgt ein.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre neue Skala noch benennen und dann abspeichern. Wenn Sie nun auf «Änderungen vornehmen» klicken, sehen Sie, dass sich die Smiley-Skala wie gewünscht gedreht hat.

Dasselbe können Sie nun natürlich problemlos auch mit einer fünfstufigen Smiley-Skala machen. So können Sie die Smiley-Skalen problemlos umpolen.

 

Erinnerungs-E-Mails automatisch nach Ablauf einer Frist senden

Ihre Anforderung:

Sie haben Ihre Zielgruppe/Kunden/Mitarbeitenden über das Tool von onlineumfragen.com zu Ihrer Umfrage eingeladen und möchten säumigen Personen nach Ablauf einer Frist automatisch eine Erinnerungs-E-Mail mit der erneuten Bitte um Teilnahme an der Umfrage senden.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie automatisch einen Reminder nach x Tagen an Personen, welche bisher NICHT an Ihrer Umfrage teilgenommen haben, senden können.

Und das geht so:

Im Admin-Bereich bei «Teilnehmer» gehen Sie zum Bereich «Während der Befragung» und wählen den Link «Erinnerungsmail verfassen/ändern» aus.

Der im Feld der Erinnerungsmail zu ergänzende Code heisst:

{AUTOREMINDn}
Ersetzen Sie n mit der von Ihnen gewünschten Anzahl an Tagen, nach der die Personen in Ihrer Umfrage nach Empfang der Einladungsmail automatisch erinnert werden. Bitte wählen Sie nur ganze Tage, NICHT 10.5, 14.2, usw.

Blogeintrag

Platzieren Sie den Code an irgendeiner Stelle im Textfeld der Erinnerungsmail. z.B. gleich zu Beginn vor der Anrede. Es spielt aber keine Rolle wo genau Sie den Text ergänzen.

Beispiel:

{AUTOREMIND7}

In diesem Beispiel wird an jede Person in Ihrer Umfrage, die Sie via Tool eingeladen haben, und die  noch nicht geantwortet hat, sieben Tage nach Einladungs-Datum ein Reminder geschickt.


 

Nice to know: Wie erstelle ich geschweifte Klammern?

Für die geschweife Klammer AUF { 

drücken Sie in Windows bitte ALT Gr und 7 gleichzeitig, auf Mac bitte Alt und 8 gleichzeitig.

Für die geschweifte Klammer ZU  }

drücken Sie in Windows bitte ALT Gr und 0 gleichzeitig, auf  Mac bitte Alt und 9 gleichzeitig


 

Die n Tage werden für jede Teilnehmeradresse einzeln berechnet. Sie ist immer relativ zum einzelnen Versanddatum der Einladungs-E-Mail.

Beachten Sie bitte: Der Erinnerungsversand findet mit den Einstellungen statt, die zu dem Zeitpunkt des Auslösens des Erinnerungsversands, d.h. nach n Tagen, im Tool gespeichert sind. Inklusive aller Texte, Links und Verknüpfungen… Prüfen Sie im Voraus schon, ob Sie die Erinnerungsmail auch korrekt gespeichert haben.

Zum Zeitpunkt des Reminderversands muss die Umfrage im Status «aktiv» sein, ansonsten wird die Erinnerung nicht verschickt.

 

 

 

Rücklaufraten bei Umfragen – eine Metaanalyse

Die Autoren Frederik Anseel , Filip Lievens, Eveline Schollaert, Beata Choragwicka haben in einer Metastudie mit dem Titel «Response Rates in Organizational Science, 1995–2008: A Meta-analytic Review and Guidelines for Survey Researchers» in rund 2000 Umfragen zwischen 1995 und 2008 analysiert, welche Faktoren resp. Techniken die Rücklaufraten gesteigert und wie sich die Rücklaufquoten generell entwickelt haben.

Die Studie ist vollumfänglich zu finden unter http://link.springer.com/article/10.1007/s10869-010-9157-6#/page-1

Resümee:

  • Die durchschnittliche Rücklaufquote in den analysierten Studien beträgt 52% (Standardabweichung 24%).
  • Die Rücklaufraten haben von 1995 und 2008 leicht abgenommen (pro Jahr 0.6%). Den Effekt haben moderne Techniken zur Steigerung des Rücklaufs kompensiert.
  • Folgende Techniken zur Steigerung des Rücklaufs wurden insgesamt gefunden. Versenden von Vorinformationen vor Umfragestart (wir nennen dies bei onlineumfragen.com auch «Rahmenmail»; diese kommt oft vom CEO oder der Studienleitung an die Teilnehmenden und weist auf eine Mail hin, die von uns versendet wird, und den Link zur Umfrage enthält), Personalisierung (persönliche Adressierung der Teilnehmenden, Anrede, Vorname, Name, ggf. Einzelheiten wie Monteur, Supportnummer, etc.), Relevanz des Themas betonen (sog. Salienz/Aufmerksamkeit erhöhen), Verwenden von anonymen Identifikationsnummern, universitäres oder anderweitig seriöses Sponsoring, persönliche Verteilung der Fragebogen. Finanzielle Anreize sind laut Studie kein effektives Mittel um den Rücklauf zu erhöhen.

Die Autoren geben folgende Hilfestellung für Umfrageveranstalter, um die Rücklaufraten zu steigern:

30-10-2015 12-53-05

 

onlineumfragen.com unterstützt sämtliche in der Studie genannten Techniken zur Steigerung des Rücklaufs.

 

Als weitere Techniken empfehlen wir:

  • Reminder-Versand
  • Ideele Incentivierung durch Feedback (z.B. Zurverfügungstellen von Auswertungen, Findings, etc.)
  • Kontaktangabe für Rückfragen, vollständige Signatur mit E-Mail und Telefon, klare Verantwortliche Person für die Umfrage
  • und das wichtigste vor allem bei Kundenumfragen und Mitarbeiterumfragen:
  • Auf Umfragen sollen spürbare Massnahmen oder Verbesserungen folgen, die die Teilnehmenden erfahren sollen. Bleibt meine Teilnahme eine Einwegkommunikation, sinkt meine Motivation, z.B. nächstes Jahr wieder teilzunehmen.

Unsere kleine Broschüre zum Thema «Einladungsmail» enthält zudem weitere interessante Tipps:

https://www.onlineumfragen.com/pic/downloads/onlineumfragen_quickstart_Einladungsmail.pdf

Für eine Beratung und/oder konkrete Unterstützung in Ihrem Umfrageprojekt kontaktieren Sie unsere Umfragespezialisten unter info@onlineumfragen.com oder +41 44 500 5054. Wir sind immer gerne für Sie da (MO-FR 9-12 und 14-17 Uhr).

 

 

Versand vorprogrammieren

Eine typische Anwendung für einen vorprogrammierten Versand ist folgende:

Ein Kunde schreibt uns: «Unser Trainingsangebot findet am Abend statt, zwischen 18 Uhr und 20:00 Uhr. Die Umfrage über das Training wird dann durch uns im Moment erst am Tag danach, nämlich am Vormittag, verschickt. Ideal wäre aber, dass die Umfrage bereits am Abend gegen 20:15 vollautomatisch verschickt wird, so dass die Teilnehmer direkt nach dem Training die Umfrage erhalten. Unser Büro ist zu dieser Zeit aber nicht mehr besetzt. Ist es möglich, das Verschicken zeitlich zu programmieren?

Genau dies ist möglich.

Sie können unter «Teilnehmer» die Teilnehmenden ganz normal wie gewohnt erfassen, aber zusätzlich in der Spalte «Notiz» das gewünschte Versanddatum eintragen.

31-01-2015 21-21-41

Achtung: dieses muss in einem ganz bestimmten Format eingetragen werden:

2015-05-30 20:15:00

Also jjjj-mm-tt hh:mm:ss (jahr-monat-tag stunden-minuten-sekunden), bitte bei z.B. Monaten mit nur einer Stelle auch immer mit der führenden Null, also z.B. 05 für den Monat Mai.

Die importierten Adressen sehen dann zum Beispiel so aus:

31-01-2015 21-29-57

Sie können nun…

1. Die Adressen selektieren (Checkbox bei allen Adressen aktivieren)

2. über dem Bereich, in dem Sie nun die Adressen sehen, auf den Link «Versand vorprogrammieren» klicken.

31-01-2015 21-32-23

Dann können Sie festlegen, dass das mit erfasste Datum in der Spalte «Notiz» für einen vorprogrammierten Versand verwendet werden soll, in dem Sie den Radiobutton «Datum/Zeit liegen in Spalte «Notiz»… anwählen und den Button «Ja, Versand jetzt vorprogrammieren» anklicken):

31-01-2015 21-33-58

Sie können für den vorprogrammierten Versand auch noch weitere Optionen festlegen, die beim Versand berücksichtigt werden, in dem Sie auf den Link «Erweiterte Versandoptionen für alle vorprogrammierten Adressen (OneClick, Passwortlänge, Umlaute)» klicken:

31-01-2015 21-35-19

Diese Optionen werden immer losgelöst von den einzelnen Adressen gesetzt, d.h. ein programmierter Versand orientiert sich im Moment des jeweiligen Versands immer an den zu diesem Zeitpunkt gerade generell hier gesetzten Optionen.

Die Optionen sind:
– Umlautlose Passwörter für internationale Umfragen (auf allen Tastaturen schreibbar)
– Kurze 6stellige Passwörter (reduzierte Sicherheit)
– Passwort direkt in den Link verpacken, keine separate Passwort-Eingabe nötig (One-Click). Senkt ggf. Vertrauen, steigert aber Usability (Fragebogen startet direkt nach Klick). Im Text der Einladungsmail dann nicht %PASSWORT% verwenden sondern nur %LINK%.
– Am exakt gleichen vorprogrammierten Versanddatum bei doppelten E-Mail-Adressen nur erste gefundene versenden (z.B. 360° Feedback).
–  Bei offenen und halboffenen Umfragen: Tracking einschalten

Beachten Sie, dass als Einladungsnachricht, Betreff und Absender-E-Mail-Adresse der Wortlaut der zum Versandtermin vorliegende Version verwendet wird («Teilnehmer > Einladungsnachricht für Teilnehmer erstellen»). Als Versandsprache verwendet das System die zum Zeitpunkt des automatischen Versands eingestellte Sprache («Fragebogen > Sprache»).

 

Sie sehen zur Kontrolle unter «Teilnehmer > 2. Schritt: E-Mail-Adressen erfassen – erfassen, ändern, löschen, sehen» die zusätzliche Information des vorprogrammierten Versands ganz rechts:

31-01-2015 21-58-49

31-01-2015 22-00-15

 

Mit dem Schraubenschlüssel-Icon können Sie jederzeit wieder auf die Einstellungen zum vorprogrammierten Versand zurückgreifen und diese bei Bedarf anpassen.

 

Testen Sie deshalb den Versand, in dem Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse unter «Teilnehmer > E-Mail-Adressen erfassen» erfassen und den Versand auf den selben Tag vorprogrammieren. Warten Sie den automatischen Versand ab und prüfen Sie, ob die Mail (Inhalt, Link, Betreff, Absender-E-Mail, Formate) so wie gewünscht versendet wurde.

 

Import von Adressen statt einzeln eingeben

Sie können natürlich auch unter «Teilnehmer > Import aus Excel» oder «Teilnehmer > Import aus Excel mit aggregierten Zusatzspalten» Ihre Adressen direkt importierten und dort auch die Spalte Notiz mit importierten (wird dann schon in Excel von Ihnen vorbereitet). Danach können Sie auch alle Adressen markieren und mit «Versand vorprogrammieren» die Spalte «Notiz» zum vorprogrammierten Versand aktivieren.