Eine typische Anwendung für einen vorprogrammierten Versand ist folgende:
Ein Kunde schreibt uns: «Unser Trainingsangebot findet am Abend statt, zwischen 18 Uhr und 20:00 Uhr. Die Umfrage über das Training wird dann durch uns im Moment erst am Tag danach, nämlich am Vormittag, verschickt. Ideal wäre aber, dass die Umfrage bereits am Abend gegen 20:15 vollautomatisch verschickt wird, so dass die Teilnehmer direkt nach dem Training die Umfrage erhalten. Unser Büro ist zu dieser Zeit aber nicht mehr besetzt. Ist es möglich, das Verschicken zeitlich zu programmieren?
Genau dies ist möglich.
Sie können unter «Teilnehmer» die Teilnehmenden ganz normal wie gewohnt erfassen, aber zusätzlich in der Spalte «Notiz» das gewünschte Versanddatum eintragen.
Achtung: dieses muss in einem ganz bestimmten Format eingetragen werden:
2015-05-30 20:15:00
Also jjjj-mm-tt hh:mm:ss (jahr-monat-tag stunden-minuten-sekunden), bitte bei z.B. Monaten mit nur einer Stelle auch immer mit der führenden Null, also z.B. 05 für den Monat Mai.
Die importierten Adressen sehen dann zum Beispiel so aus:
Sie können nun…
1. Die Adressen selektieren (Checkbox bei allen Adressen aktivieren)
2. über dem Bereich, in dem Sie nun die Adressen sehen, auf den Link «Versand vorprogrammieren» klicken.
Dann können Sie festlegen, dass das mit erfasste Datum in der Spalte «Notiz» für einen vorprogrammierten Versand verwendet werden soll, in dem Sie den Radiobutton «Datum/Zeit liegen in Spalte «Notiz»… anwählen und den Button «Ja, Versand jetzt vorprogrammieren» anklicken):
Sie können für den vorprogrammierten Versand auch noch weitere Optionen festlegen, die beim Versand berücksichtigt werden, in dem Sie auf den Link «Erweiterte Versandoptionen für alle vorprogrammierten Adressen (OneClick, Passwortlänge, Umlaute)» klicken:
Diese Optionen werden immer losgelöst von den einzelnen Adressen gesetzt, d.h. ein programmierter Versand orientiert sich im Moment des jeweiligen Versands immer an den zu diesem Zeitpunkt gerade generell hier gesetzten Optionen.
Beachten Sie, dass als Einladungsnachricht, Betreff und Absender-E-Mail-Adresse der Wortlaut der zum Versandtermin vorliegende Version verwendet wird («Teilnehmer > Einladungsnachricht für Teilnehmer erstellen»). Als Versandsprache verwendet das System die zum Zeitpunkt des automatischen Versands eingestellte Sprache («Fragebogen > Sprache»).
Sie sehen zur Kontrolle unter «Teilnehmer > 2. Schritt: E-Mail-Adressen erfassen – erfassen, ändern, löschen, sehen» die zusätzliche Information des vorprogrammierten Versands ganz rechts:
Mit dem Schraubenschlüssel-Icon können Sie jederzeit wieder auf die Einstellungen zum vorprogrammierten Versand zurückgreifen und diese bei Bedarf anpassen.
Testen Sie deshalb den Versand, in dem Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse unter «Teilnehmer > E-Mail-Adressen erfassen» erfassen und den Versand auf den selben Tag vorprogrammieren. Warten Sie den automatischen Versand ab und prüfen Sie, ob die Mail (Inhalt, Link, Betreff, Absender-E-Mail, Formate) so wie gewünscht versendet wurde.
Import von Adressen statt einzeln eingeben
Sie können natürlich auch unter «Teilnehmer > Import aus Excel» oder «Teilnehmer > Import aus Excel mit aggregierten Zusatzspalten» Ihre Adressen direkt importierten und dort auch die Spalte Notiz mit importierten (wird dann schon in Excel von Ihnen vorbereitet). Danach können Sie auch alle Adressen markieren und mit «Versand vorprogrammieren» die Spalte «Notiz» zum vorprogrammierten Versand aktivieren.