Welcher Umfragemodus (offen / halboffen / geschlossen) ist der Richtige für mich?

Unser Tool bietet Ihnen im Menübereich „Teilnehmer“ beim 1. Schritt unter „Befragungstyp wählen“ verschiedene Optionen für Ihren Umfragemodus. Es kann eine Wahl zwischen geschlossen, halboffen und offen getroffen werden. Im folgenden Blogeintrag werden die einzelnen Möglichkeiten genauer beschrieben und Ihnen erläutert, wann welcher Modus am sinnvollsten ist, um Ihnen Ihre Wahl zu erleichtern.

Geschlossene Umfrage

Der geschlossene Befragungstyp eignet sich für Mitarbeitendenbefragungen, Kundenbefragungen, sichere Befragungen oder wenn es sich um Befragungen mit einem fixen und Ihnen bekannten Personenkreis handelt. Jede*r Teilnehmer*in erhält ihr*sein persönliches Passwort für die Befragung. Dieses Passwort kann entweder von unserem System automatisch generiert und in die Einladungsmail integriert werden oder das System kann die Passwörter automatisch generieren, ohne sie in die Einladungsmail zu inkludieren. Möchten Sie, dass die Passwörter automatisch generiert und in die Einladungsmail integriert werden, so können Sie im Menübereich „Teilnehmer“ unter „Einladungs-Mail für Teilnehmer verfassen“ in der Einladungsmail mit dem Code %PASSWORT% für alle Teilnehmenden individuelle Passwörter integrieren.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, das Passwort direkt in den Link der Umfrage zu integrieren. Hierfür können Sie im Menübereich „Teilnehmer“ unter „Einladungs-Mails versenden“ die Option „Passwort direkt in den Link verpacken, keine separate Passwort-Eingabe nötig (One-Click)“ anwählen. Nun erhält jede*r Teilnehmende einen personalisierten Link und muss das Passwort nicht in die Eingabemaske eingeben. Dadurch wird die Benutzerfreundlichkeit der Umfrage gesteigert und die Teilnehmenden können direkt mit der Umfrage starten.

Wenn Sie die Passwörter selber verteilen möchten, so lassen Sie die Passwörter automatisch generieren, ohne diese in die Einladungsmail einzufügen. Diese Option finden Sie im Menübereich „Teilnehmer“ unter „Passwörter generieren für neue oder weitere User, die Sie selbst informieren (Brief, Telefon, eigene Mailings)“ und wählen Sie hier die Variante 2: „Passwörter / Links generieren ohne E-Mail-Adressen“. Nun können Sie die Passwörter in Ihrem eigenen Mailprogramm versenden oder, falls erwünscht, auch ausdrucken. Das individuelle Passwort erlaubt den Teilnehmenden nach einem Unterbruch in der Befragung dort einzusteigen, wo sie den Fragenbogen verlassen haben, und ihn weiter zu bearbeiten. Ebenfalls verhindert ein persönliches Passwort die mehrfache Teilnahme einer Person an der Umfrage.

Versenden Sie den geschlossenen Fragebogen ohne aktivierte Anonymisierungsgarantie, so kann der ausgefüllte Fragebogen problemlos den Befragten zugeordnet werden. Es ist also möglich, die einzelnen Antworten auf einzelne Teilnehmende zurückzuführen. Falls Sie dies nicht wünschen, können Sie Ihre Umfrage mit einem Mausklick anonymisieren. Dadurch sind keinerlei Rückschlüsse der Fragebögen auf die Befragten möglich. Die Einstellungen zur Anonymisierung können Sie im Menübereich „Teilnehmer“ unter „Anonymisierungsgarantie“ bearbeiten.

Halboffene Umfrage

Diese Umfrageform bietet sich vor allem für nicht komplett öffentliche Umfragen, die einen halboffenen Teilnehmerkreis haben, an. So zum Beispiel, wenn Sie eine Umfrage in einem Verein durchführen möchten, aber Ihnen die Kontaktdaten einiger Vereinsmitglieder fehlen. Bei halboffenen Umfragen erhalten alle Teilnehmenden dasselbe Passwort. Dieses Passwort kann beispielsweise auch firmenintern weitergegeben werden, denn jede Person, die das Passwort besitzt, kann an der Umfrage teilnehmen. Eine halboffene Umfrage gibt den Teilnehmenden die Gelegenheit, beliebig oft an einer Umfrage teilzunehmen. Solche Wiederholungstäter können jedoch anhand einer Cookie- oder IP-Sperre-Einstellung aufgehalten werden. Entscheiden Sie sich für die Cookie-Sperre, so werden auf den PCs der Teilnehmenden Cookies installiert, die beim zweiten Teilnahmeversuch vom System erkannt werden und die Teilnehmenden abweisen. Bei der IP-Sperre wird die IP-Adresse der Teilnehmenden untersucht. Wurde die IP-Adresse bereits in unserer Datenbank abgelegt, so verhindert das System eine erneute Teilnahme. Hier ist zu beachten, dass in Firmennetzwerken oft alle Mitarbeitenden mit derselben IP-Adresse surfen. Stellen Sie in diesem Fall eine IP-Sperre ein, kann nur ein einziges Mitglied der Firma an der Umfrage teilnehmen. Grundsätzlich empfehlen wir, bei Umfragen wie Mitarbeitendenbefragungen keine IP-Sperre einzurichten. Diese Einstellungen finden Sie im Menübereich „Teilnehmer“ unter „Cookie-Sperre, IP-Sperre, IP-Range“.

Sie haben die Option, Ihre halboffene Umfrage anonymisiert oder nichtanonym durchzuführen. Für eine Zuordnung der Fragebogen zu den Teilnehmenden ist es notwendig, die Tracking-Option zu aktivieren. Die Tracking-Funktion wird im Menübereich „Teilnehmer“ unter „Einladungsmails versenden“ anhand der Funktion „Teilnehmervefolgung einschalten“ freigeschalten. Hier wird bei jedem Link zur Umfrage ein individueller Zusatz am Schluss angefügt, um die einzelnen Teilnehmenden zu tracken. Damit das Tracking durchgeführt werden kann, muss beim Einladungsmail folgender Befehl hinzugefügt werden: %LINK%. Der Code wird im Einladungsmail durch den Link zur Befragung, der den Zusatz für das Tracking erhält, ersetzt. Wird der Link der Umfrage weitergeleitet, können die Antworten der nächsten Person, die die Umfrage ausfüllt, nicht mehr getrackt werden. Um alle Teilnehmenden zu tracken, wird am besten eine geschlossene Umfrage mit einem persönlichen Passwort durchgeführt. Die Tracking-Option zu aktivieren ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ihnen nicht alle Teilnehmenden bekannt sind, Sie die Ihnen bekannten Teilnehmenden dennoch den Fragebögen zuordnen möchten. Das Tracking kann nachträglich entfernt werden, um den Teilnehmenden eine anonymisierte Umfrage zu bieten.

Offene Umfrage

Möchten Sie eine Umfrage auf Ihrer Website, in Ihrem Newsletter oder in einem Forum mit beliebigen Teilnehmenden durchführen? Dann ist der offene Umfragetyp ideal für Sie! Für die Teilnahme an einer offenen Umfrage braucht es kein Passwort für die Befragten. Jede Person, die den Link der Umfrage hat, kann an der Befragung teilnehmen. Den Link zur Umfrage finden Sie im Menübereich „Teilnehmer“ rot hinterlegt.

Es steht den Befragten ebenfalls frei, so oft sie möchten an der Befragung teilzunehmen. Auch hier können Sie Cookie- oder IP-Sperre-Einstellungen vornehmen, um dies zu verhindern. Schalten Sie beim Versand die Tracking-Option ein, ist die Zuordnung der Fragebögen an die Teilnehmenden möglich. Diese kann nachträglich entfernt werden.

Abschliessend lassen sich die Umfragetypen folgendermassen zusammenfassen: Eine geschlossene Umfrage ist dann sinnvoll, wenn Ihnen Ihr Teilnehmerkreis bekannt ist und Sie Mehrfachteilnahmen ausschliessen möchten. Halboffene Umfragen sollen angewendet werden, wenn nicht jede*r teilnehmen darf und nicht alle Email-Adressen der Teilnehmenden bekannt sind. Für offene Umfragen entscheiden Sie sich am besten, wenn Ihnen Ihr Teilnehmerkreis nicht bekannt ist.

Sind Sie sich nicht sicher, für welchen Umfragemodus Sie sich entscheiden sollen oder benötigen Sie Hilfe bei der Anonymisierung Ihrer Umfrage? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Unsere Mitarbeiter unterstützen und beraten Sie gerne zu den verschiedenen Umfragetypen.

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