Erinnerungs-E-Mails automatisch nach Ablauf einer Frist senden

Ihre Anforderung:

Sie haben Ihre Zielgruppe/Kunden/Mitarbeitenden über das Tool von onlineumfragen.com zu Ihrer Umfrage eingeladen und möchten säumigen Personen nach Ablauf einer Frist automatisch eine Erinnerungs-E-Mail mit der erneuten Bitte um Teilnahme an der Umfrage senden.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie automatisch einen Reminder nach x Tagen an Personen, welche bisher NICHT an Ihrer Umfrage teilgenommen haben, senden können.

Und das geht so:

Im Admin-Bereich bei “Teilnehmer” gehen Sie zum Bereich “Während der Befragung” und wählen den Link “Erinnerungsmail verfassen/ändern” aus.

Der im Feld der Erinnerungsmail zu ergänzende Code heisst:

{AUTOREMINDn}
Ersetzen Sie n mit der von Ihnen gewünschten Anzahl an Tagen, nach der die Personen in Ihrer Umfrage nach Empfang der Einladungsmail automatisch erinnert werden. Bitte wählen Sie nur ganze Tage, NICHT 10.5, 14.2, usw.

Blogeintrag

Platzieren Sie den Code an irgendeiner Stelle im Textfeld der Erinnerungsmail. z.B. gleich zu Beginn vor der Anrede. Es spielt aber keine Rolle wo genau Sie den Text ergänzen.

Beispiel:

{AUTOREMIND7}

In diesem Beispiel wird an jede Person in Ihrer Umfrage, die Sie via Tool eingeladen haben, und die  noch nicht geantwortet hat, sieben Tage nach Einladungs-Datum ein Reminder geschickt.


 

Nice to know: Wie erstelle ich geschweifte Klammern?

Für die geschweife Klammer AUF { 

drücken Sie in Windows bitte ALT Gr und 7 gleichzeitig, auf Mac bitte Alt und 8 gleichzeitig.

Für die geschweifte Klammer ZU  }

drücken Sie in Windows bitte ALT Gr und 0 gleichzeitig, auf  Mac bitte Alt und 9 gleichzeitig


 

Die n Tage werden für jede Teilnehmeradresse einzeln berechnet. Sie ist immer relativ zum einzelnen Versanddatum der Einladungs-E-Mail.

Beachten Sie bitte: Der Erinnerungsversand findet mit den Einstellungen statt, die zu dem Zeitpunkt des Auslösens des Erinnerungsversands, d.h. nach n Tagen, im Tool gespeichert sind. Inklusive aller Texte, Links und Verknüpfungen… Prüfen Sie im Voraus schon, ob Sie die Erinnerungsmail auch korrekt gespeichert haben.

Zum Zeitpunkt des Reminderversands muss die Umfrage im Status “aktiv” sein, ansonsten wird die Erinnerung nicht verschickt.

 

 

 

Rücklaufraten bei Umfragen – eine Metaanalyse

Die Autoren Frederik Anseel , Filip Lievens, Eveline Schollaert, Beata Choragwicka haben in einer Metastudie mit dem Titel “Response Rates in Organizational Science, 1995–2008: A Meta-analytic Review and Guidelines for Survey Researchers” in rund 2000 Umfragen zwischen 1995 und 2008 analysiert, welche Faktoren resp. Techniken die Rücklaufraten gesteigert und wie sich die Rücklaufquoten generell entwickelt haben.

Die Studie ist vollumfänglich zu finden unter http://link.springer.com/article/10.1007/s10869-010-9157-6#/page-1

Resümee:

  • Die durchschnittliche Rücklaufquote in den analysierten Studien beträgt 52% (Standardabweichung 24%).
  • Die Rücklaufraten haben von 1995 und 2008 leicht abgenommen (pro Jahr 0.6%). Den Effekt haben moderne Techniken zur Steigerung des Rücklaufs kompensiert.
  • Folgende Techniken zur Steigerung des Rücklaufs wurden insgesamt gefunden. Versenden von Vorinformationen vor Umfragestart (wir nennen dies bei onlineumfragen.com auch “Rahmenmail”; diese kommt oft vom CEO oder der Studienleitung an die Teilnehmenden und weist auf eine Mail hin, die von uns versendet wird, und den Link zur Umfrage enthält), Personalisierung (persönliche Adressierung der Teilnehmenden, Anrede, Vorname, Name, ggf. Einzelheiten wie Monteur, Supportnummer, etc.), Relevanz des Themas betonen (sog. Salienz/Aufmerksamkeit erhöhen), Verwenden von anonymen Identifikationsnummern, universitäres oder anderweitig seriöses Sponsoring, persönliche Verteilung der Fragebogen. Finanzielle Anreize sind laut Studie kein effektives Mittel um den Rücklauf zu erhöhen.

Die Autoren geben folgende Hilfestellung für Umfrageveranstalter, um die Rücklaufraten zu steigern:

30-10-2015 12-53-05

 

onlineumfragen.com unterstützt sämtliche in der Studie genannten Techniken zur Steigerung des Rücklaufs.

 

Als weitere Techniken empfehlen wir:

  • Reminder-Versand
  • Ideele Incentivierung durch Feedback (z.B. Zurverfügungstellen von Auswertungen, Findings, etc.)
  • Kontaktangabe für Rückfragen, vollständige Signatur mit E-Mail und Telefon, klare Verantwortliche Person für die Umfrage
  • und das wichtigste vor allem bei Kundenumfragen und Mitarbeiterumfragen:
  • Auf Umfragen sollen spürbare Massnahmen oder Verbesserungen folgen, die die Teilnehmenden erfahren sollen. Bleibt meine Teilnahme eine Einwegkommunikation, sinkt meine Motivation, z.B. nächstes Jahr wieder teilzunehmen.

Unsere kleine Broschüre zum Thema “Einladungsmail” enthält zudem weitere interessante Tipps:

https://www.onlineumfragen.com/pic/downloads/onlineumfragen_quickstart_Einladungsmail.pdf

Für eine Beratung und/oder konkrete Unterstützung in Ihrem Umfrageprojekt kontaktieren Sie unsere Umfragespezialisten unter info@onlineumfragen.com oder +41 44 500 5054. Wir sind immer gerne für Sie da (MO-FR 9-12 und 14-17 Uhr).

 

 

Versand vorprogrammieren

Eine typische Anwendung für einen vorprogrammierten Versand ist folgende:

Ein Kunde schreibt uns: “Unser Trainingsangebot findet am Abend statt, zwischen 18 Uhr und 20:00 Uhr. Die Umfrage über das Training wird dann durch uns im Moment erst am Tag danach, nämlich am Vormittag, verschickt. Ideal wäre aber, dass die Umfrage bereits am Abend gegen 20:15 vollautomatisch verschickt wird, so dass die Teilnehmer direkt nach dem Training die Umfrage erhalten. Unser Büro ist zu dieser Zeit aber nicht mehr besetzt. Ist es möglich, das Verschicken zeitlich zu programmieren?

Genau dies ist möglich.

Sie können unter “Teilnehmer” die Teilnehmenden ganz normal wie gewohnt erfassen, aber zusätzlich in der Spalte “Notiz” das gewünschte Versanddatum eintragen.

31-01-2015 21-21-41

Achtung: dieses muss in einem ganz bestimmten Format eingetragen werden:

2015-05-30 20:15:00

Also jjjj-mm-tt hh:mm:ss (jahr-monat-tag stunden-minuten-sekunden), bitte bei z.B. Monaten mit nur einer Stelle auch immer mit der führenden Null, also z.B. 05 für den Monat Mai.

Die importierten Adressen sehen dann zum Beispiel so aus:

31-01-2015 21-29-57

Sie können nun…

1. Die Adressen selektieren (Checkbox bei allen Adressen aktivieren)

2. über dem Bereich, in dem Sie nun die Adressen sehen, auf den Link “Versand vorprogrammieren” klicken.

31-01-2015 21-32-23

Dann können Sie festlegen, dass das mit erfasste Datum in der Spalte “Notiz” für einen vorprogrammierten Versand verwendet werden soll, in dem Sie den Radiobutton “Datum/Zeit liegen in Spalte “Notiz”… anwählen und den Button “Ja, Versand jetzt vorprogrammieren” anklicken):

31-01-2015 21-33-58

Sie können für den vorprogrammierten Versand auch noch weitere Optionen festlegen, die beim Versand berücksichtigt werden, in dem Sie auf den Link “Erweiterte Versandoptionen für alle vorprogrammierten Adressen (OneClick, Passwortlänge, Umlaute)” klicken:

31-01-2015 21-35-19

Diese Optionen werden immer losgelöst von den einzelnen Adressen gesetzt, d.h. ein programmierter Versand orientiert sich im Moment des jeweiligen Versands immer an den zu diesem Zeitpunkt gerade generell hier gesetzten Optionen.

Die Optionen sind:
– Umlautlose Passwörter für internationale Umfragen (auf allen Tastaturen schreibbar)
- Kurze 6stellige Passwörter (reduzierte Sicherheit)
– Passwort direkt in den Link verpacken, keine separate Passwort-Eingabe nötig (One-Click). Senkt ggf. Vertrauen, steigert aber Usability (Fragebogen startet direkt nach Klick). Im Text der Einladungsmail dann nicht %PASSWORT% verwenden sondern nur %LINK%.
– Am exakt gleichen vorprogrammierten Versanddatum bei doppelten E-Mail-Adressen nur erste gefundene versenden (z.B. 360° Feedback).
–  Bei offenen und halboffenen Umfragen: Tracking einschalten

Beachten Sie, dass als Einladungsnachricht, Betreff und Absender-E-Mail-Adresse der Wortlaut der zum Versandtermin vorliegende Version verwendet wird (“Teilnehmer > Einladungsnachricht für Teilnehmer erstellen”). Als Versandsprache verwendet das System die zum Zeitpunkt des automatischen Versands eingestellte Sprache (“Fragebogen > Sprache”).

 

Sie sehen zur Kontrolle unter “Teilnehmer > 2. Schritt: E-Mail-Adressen erfassen – erfassen, ändern, löschen, sehen” die zusätzliche Information des vorprogrammierten Versands ganz rechts:

31-01-2015 21-58-49

31-01-2015 22-00-15

 

Mit dem Schraubenschlüssel-Icon können Sie jederzeit wieder auf die Einstellungen zum vorprogrammierten Versand zurückgreifen und diese bei Bedarf anpassen.

 

Testen Sie deshalb den Versand, in dem Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse unter “Teilnehmer > E-Mail-Adressen erfassen” erfassen und den Versand auf den selben Tag vorprogrammieren. Warten Sie den automatischen Versand ab und prüfen Sie, ob die Mail (Inhalt, Link, Betreff, Absender-E-Mail, Formate) so wie gewünscht versendet wurde.

 

Import von Adressen statt einzeln eingeben

Sie können natürlich auch unter “Teilnehmer > Import aus Excel” oder “Teilnehmer > Import aus Excel mit aggregierten Zusatzspalten” Ihre Adressen direkt importierten und dort auch die Spalte Notiz mit importierten (wird dann schon in Excel von Ihnen vorbereitet). Danach können Sie auch alle Adressen markieren und mit “Versand vorprogrammieren” die Spalte “Notiz” zum vorprogrammierten Versand aktivieren.

 

 

 

Erinnerungsmail – nur erinnern, wer den Fragebogen noch nicht vollständig ausgefüllt hat

Möchten Sie Erinnerungsmails versenden, aber nur an diejenigen Kontakte, die den Fragebogen noch nicht vollständig ausgefüllt haben? Mit anderen Worten, es soll einen bestimmten Punkt im Fragebogen geben, der erreicht werden muss, damit jemand NICHT erinnert wird.

Die unter “Teilnehmer > Teilnehmerstatus & Erinnerung” angezeigten Zahlen in der letzten Spalte sind nun aber die Anzahl der beantworteten Fragen, und nicht die Frage selbst, die als letzte beantwortet worden wäre. Diese Zahl ist also nicht geeignet, um die Adressen so zu filtern, wie wir das gerne möchten, da eine ausgelassene Frage oder ein offene unbeantwortetes Textfeld dann nicht “reinzählen”. Auch wenn Pfade oder Sprünge im Fragebogen verwendet werden, wird ja vielleicht die letzte Frage im Fragebogen erreicht (z.B. Frage 37 ist ausgefüllt) aber es sind damit nicht auch gleich automatisch 37 Fragen beantworten (da der Teilnehmer bis dahin vielleicht nur 30 Fragen “sieht”).

Wir verwenden dazu zunächst einmal die Completes-Zählung (unter “Teilnehmer > Completes-Zählung”) und schalten diese ein. Auch wird eine nachträgliche Complete-Markierung durchgeführt (auch unter diesem Menüpunkt). Dabei werden in der Datenbank alle Fälle, die die Frage 37 effektiv beantwortet haben, als Complete markiert. Ob dabei andere Fragen ausgelassen wurden (z.B. fakultative offene Textfelder) spielt keine Rolle.

Damit haben wir dann auch unter “Teilnehmer > Teilnehmerstatus & Erinnerung” eine neue Spalte, die jetzt automatisch angezeigt wird, und den Complete-Zustand mit Ja oder “-” anzeigt. Ganz unten auf der Seite gibt es jetzt auch ein Auswahlmenü (siehe Screenshot), mit welchem die Fälle auf die Nicht-Completes eingeschränkt werden können.

20-03-2014 11-24-15
Voilà.

Sie können also einfach unter “Teilnehmer > Teilnehmerstatus & Erinnerung” ganz unten auf “Nur Incompletes” einschränken und dann erinnern.

 

Offene Umfragen mit mehreren Sprachversionen: Sprachversion im Link vorwählen

Sie haben eine Masterversion und eine oder mehrere Sprachversionen in Ihrer Umfrage? Zum Beispiel eine Deutsche Umfrage (Masterversion), eine Englische und eine Französische (Sprachversionen). Dann lautet der Link normalerweise bei einer offenen Umfrage in etwa so:

http://www.onlineumfragen.com/login.cfm?umfrage=xxxx  (wobei xxxx Ihre Umfragenummer der Masterversion darstellt)

Dann erscheint das Sprachauswahlmenü, in welchem sich Ihre Teilnehmenden für eine der Sprachen DE, EN oder FR entscheiden. Es gibt Situationen, in denen ein Link direkt z.B. auf die Englische Version führen soll, z.b. dann, wenn Sie die Sprachauswahl schon auf Ihrer eigenen WebSite integriert haben und der Button “Start the survey here” direkt die Englische Version starten soll. Der Link kann dann einfach mit dem sogenannten Sprachstart-Parameter ergänzt werden:

http://www.onlineumfragen.com/login.cfm?umfrage=xxxx&sprach=yyyy   (wobei xxxx immer noch Ihre Umfragenummer der Masterversion ist, yyyy die Umfragenummer der zu startenden Sprachversion darstellt).

Popup / Zweites Fenster ohne Browser-Navigation verhindern

Umfragen können je nach verwendetem Betriebssystem und Software, in der der Link zur Umfrage geöffnet resp. angeklickt wird, durch das System geblockt werden. Dies passiert zwar nur sehr, sehr selten und auf wenigen Geräten und exotischen Konstellationen (z.B. bei bestimmten HTML-Links bei alten Internet Explorer mit eingeschalteter Popup-Blocker-Software, wenn ein Link aus Loutus Notes geöffnet wird), wird aber von unserem System automatisch abgefangen und die Umfrage öffnet sich dann trotzdem. Die dahinter liegende aufwändige Technik in unserer WebSite führt aber dazu, dass ebenso bei bestimmten Konstalltionen ein zweites Fenster mit der Umfrage quasi doppelt geöffnet wird (Umfrage im Browserfenster und nochmals die selbe Umfrage in einem zusätzlichen Browserfenster, v.a. bei IE6). Das zusätzliche Fenster hat dann bei IE6 und teilweise bei IE7 kein Browsermenü mehr und in die Adresszeile kann nicht mehr manuell geschrieben werden, auch die Zurück- und Vor-Buttons des Browsers fehlen.

Im System kann um dies zu verhindern, unter “Fragebogen > Aussehen / Eigenes Logo” die folgende Option angehakt werden:

Damit ist das Problem behoben und es werden keine zusätzlichen Fenster geöffnet. Das bestehende normale Browserfenster wird somit verwendet, dieses enthält auch alle Browser-Funktionen, -buttons  und -menüs.

Usability-Optimierung: Warnung im Menü “Teilnehmer” bei Sprachversionen

In der Vergangenheit hatten wir ab und zu Unterstützung zu leisten, wenn Kunden mit mehrsprachigen Umfragen aus Versehen oder (natürlich unverschuldetem) Unwissen heraus Einladungsmails aus einer Sprachversion heraus versendet hatten. Dies kann in bestimmten Szenarien ja auch nützlich und beabsichtigt sein, z.B. wenn schon vor dem Versand klar ist, dass bestimmte Teilnehmende ausschliesslich in einer Sprache (und nicht in der “Master”-Sprache sondern in einer Sprache einer Sprachversionsumfrage) befragt werden sollen. Ansonsten ist es empfehlenswert, alle Teilnehmenden immer aus der Masterversion heraus einzuladen. Denn dann erhalten alle Teilnehmenden die Möglichkeit, die Sprache der Befragung selbst über das Sprachmenü auszuwählen und selbst während der Befragung die Sprache zu wechseln. Entscheidender Vorteil zudem: alle Ergebnisse (aller Sprachen) fliessen in den selben zentralen Datenpool, nämlich in die Masterumfrage, zurück. Damit ist es einfach möglich, über alle Sprachen hinweg auszuwerten, wobei eine Auswertung pro Sprache natürlich über Superfilter, Tabellenbände, etc. trotzdem problemlos durchfeführt werden kann; aber eben auch eine Auswertung “over all”. Bei einem Versand von Einladungen aus einer Sprachversion heraus fliessen diese Ergebnisse dann direkt in die Sprachversion und sind somit getrennt von der Masterversion gespeichert und können nicht gemeinsam ausgewertet werden.

Hier haben wir nun ab sofort bei allen Sprachversionen im Menü “Teilnehmer” (also dort wo versehentlich ein Versand stattfinden könnte, der obige Konsequenzen hat) ein rotes Warnfenster eingebaut, welches auch einen Link zum Lernvideo für mehrsprachige Umfragen enthält. Das Fenster kann natürlich weggeklickt werden, soll aber informieren und Missverständnisse vermeiden.

Vielen herzlichen Dank für die aufmerksamen Rückmeldungen aus unserer Community! Wir lernen täglich und lebenslang – und optimieren das System entsprechend gerne ;-)

Abmelden-Link in Einladungsmail/Erinnerungsmail einfügen

Neu haben Sie in der Einladungs- und/oder Erinnerungsmail mit dem Code
%ABMELDEN%
die Möglichkeit, Ihren Probanden folgende Optionen anzubieten: „Keine weiteren Mails zu dieser Umfrage“ oder „Keine weiteren Mails von diesem Umfrageveranstalter”.
Klicken Sie in Ihrem Admin-Bereich unter dem Menüpunkt „Teilnehmer“ auf den Hyperlink „Einladungs-Mail für Teilnehmer verfassen“. Um zu definieren, welche Option der Code anzeigen soll, klicken Sie auf „Spezialfunktionen für die Personalisierung des Mailings“ und scrollen Sie ganz nach unten.  Setzen Sie den Hacken bei „Keine weiteren Mails zu dieser Umfrage“ oder „Keine weiteren Mails von diesem Umfrageveranstalter” und klicken Sie auf den Button „Einstellungen speichern“. In Ihrer Einladungs- und/oder Erinnerungsmail können Sie nun an einer beliebigen Stelle den Code
%ABMELDEN%
direkt in den Text einsetzen, wie das folgende Beispiel zeigt:
Der Code generiert automatisch den von Ihnen ausgesuchten Link. Im Beispiel unten den Link „Keine weiteren Mails zu dieser Umfrage“:
Wenn ein Proband diesen Hyperlink anklickt, erscheint folgende Meldung:
In unserer Datenbank werden diese „abgemeldeten“ Adressen markiert. Das heisst, wenn Sie anschliessend in Ihrem Admin-Bereich unter „Teilnehmer“ auf den Hyperlink „Teilnehmerstatus & Erinnerung“ klicken, werden Ihnen all diejenigen Emailadressen von Probanden, welche keine Email mehr erhalten möchten, mit dem Vermerk „Gesperrt“ angezeigt. Diese Emailadressen werden beim Erinnerungsversand automatisch nicht mehr erinnert.
Bitte beachten Sie, dass Einladungsmails für weitere, neue Umfragen trotzdem wieder an diese Adressen versendet werden können. Das System sperrt die jeweilige Emailadresse nur für die ausgewählte Umfrage (bei beiden Optionen).  Wenn Sie den Link „Keine weiteren Mails von diesem Umfrageveranstalter” in Ihre Einladungsmails einbauen, stellen Sie bei Ihren zukünftigen Umfragen sicher,  dass Sie die gesperrten Emailadressen nicht  mehr verwendet werden. Das System sperrt Adressen niemals generell (für unbestimmte Zeit) und die Verantwortung, Teilnehmer, die keine „Post“ mehr wünschen, von weiteren, zukünftigen Umfragen allenfalls zu „verschonen“, liegt bei Ihnen.
Um eine gesammelte Übersicht über die gesperrten Emailadressen einer Umfrage zu erhalten, können Sie den Hyperlink „Adressen dieser Umfrage“ unter dem Menüpunkt „Teilnehmer“ > „ 2. Schritt“ > „Export“ anwählen.
Scrollen Sie ganz nach unten um die gesperrten Email-Adressen (Teilnehmer selbst erbeten keine weiteren Mails) anzusehen. Sie können diese Adressen zum Beispiel in Ihr CRM oder Ihr Unternehmensadressbuch (Kundendatenbank, etc.) übertragen.